Progettare un Programma di Sostenibilità

Quando progettiamo nuovi programmi di sostenibilità ci ritroviamo in genere a lavorare all’interno di un ecosistema intricato che contiene molti fattori e attori che operano a livelli e in modi diversi. In un tale contesto, la co-creazione offre un approccio efficace, agile e altamente interattivo, che aiuta a creare valore insieme alle parti interessate in modo progressivo e incrementale.


La co-creazione è la pratica di collaborare con i propri stakeholders nella progettazione di nuovi programmi, servizi e prodotti. Nell’ambito dei programmi di sostenibilità, la co-creazione permette ad una azienda di ricevere dai propri stakeholders (clienti, dipendenti, partners, comunità locali, ecc.) spunti diversi che aiutano i designer a progettare i loro programmi partendo da una visione più olistica.


Questo perché alla base di tutte le attività di co-creazione c’è la convinzione che un individuo non possa creare nulla da solo e che i sogni individuali possano diventare realtà attraverso la cooperazione con altri individui dotati di capacità creativa.


Gruppo di lavoro


Tale approccio parte dalla formazione di un gruppo di lavoro all’interno del quale gli stakeholders riescano a collaborare con l'azienda con l’obiettivo di abbracciare i rispettivi punti di forza e di unire le proprie conoscenze per risolvere progressivamente prima i problemi più piccoli e poi quelli più grandi.

lavoro di squadra

I membri del gruppo comprendono:

  • I facilitatori: si occupano di assicurare che tutto sia pronto per ogni incontro e che tutti i partecipanti si sentano a proprio agio e motivati a contribuire.

  • I creatori: sono tutte le persone che contribuiscono a trovare le soluzioni ai problemi.

  • I realizzatori: sono le persone del gruppo responsabili della progettazione dei processi.

  • Gli esperti: sono i professionisti che mettono la loro esperienza e le loro conoscenze specialistiche al servizio del gruppo.

  • Il decisore: è la persona responsabile delle decisioni difficili quando ai membri del gruppo manca la comprensione degli obiettivi aziendali. Il decisore di solito è il responsabile di una funzione o di un dipartimento aziendale, responsabile anche dei risultati del programma.

La co-creazione fornisce un metodo efficace per creare un ambiente in cui gli stakeholders possano avere un dialogo attivo tra loro e comprendersi gli uni con gli altri, in modo da lavorare verso gli stessi obiettivi. All’inizio dei lavori il gruppo deve prima di tutto chiarire:

  1. Le aspettative: gli stakeholders che partecipano ai lavori del gruppo potrebbero avere aspettative diverse sugli obiettivi del programma di sostenibilità e ciò potrebbe causare molti problemi e rallentare la velocità dei lavori. Comprendere cosa si aspettano i membri del gruppo dal programma ed essere trasparenti su come poter soddisfare queste aspettative è tanto importante quanto i risultati stessi del programma. Per ottenere questo tipo di intesa dobbiamo permettere a tutti di comunicare efficacemente all’interno dello stesso spazio, sia fisico che virtuale. Questo garantirà all'intero gruppo di lavoro di “remare nella stessa direzione”.

  2. Le ipotesi: ogni partecipante potrebbe avere una propria idea su come risolvere un dato problema, o potrebbe anche aver già provato a risolvere lo stesso problema da solo. Per questo, comprendere i presupposti di ognuno ed enunciarli esplicitamente aiuta il gruppo di lavoro a definire quali sono le ipotesi di partenza condivise dal gruppo di lavoro. Per arrivare a definire ipotesi ragionevoli è necessario lasciare al gruppo il tempo necessario per confrontarsi e comprendersi.

  3. Le convinzioni: ogni partecipante avrà opinioni basate sulle proprie convinzioni, e a volte questo genera barriere all’interno del gruppo di lavoro che sono difficili da superare. Occorre, quindi, che ogni membro del gruppo condivida le proprie opinioni apertamente. Quando le opinioni sono contrastanti e non si trova una soluzione che permetta di integrarle, il leader del gruppo dovrà scegliere il modo migliore per procedere, ricordandosi che la trasparenza è il primo valore da tutelare.

  4. I fallimenti: quali sono le esperienze passate dei partecipanti? Ci sono delusioni che alcuni di loro hanno affrontato in altri progetti simili? Eventuali fallimenti precedenti potrebbero condizionare la fiducia che dobbiamo creare all’interno del gruppo, ma allo stesso tempo potrebbero permettere al gruppo di individuare errori da non ripetere. È fondamentale quindi rimanere aperti a imparare dalle esperienze di tutti.

  5. Il perimetro: definire il perimetro del programma è essenziale perché permette di comprendere le esigenze di tutte le parti coinvolte e conseguentemente di individuare i problemi più urgenti da risolvere. La co-creazione parte dal coinvolgimento di tutte le parti interessate nella definizione del perimetro del programma e grazie al suo approccio agile permette di farlo in un lasso di tempo ragionevole. Una volta che il perimetro sarà chiaro a tutti, il gruppo potrà concentrarsi sul raggiungimento degli obiettivi.

Informazioni di partenza

pianificazione

Una volta che le aspettative sono state stabilite, le ipotesi sono chiare, le opinioni dei partecipanti non sono più un problema ed il perimetro del programma è chiaro a tutti, è possibile avviare i lavori partendo dalle informazioni di cui dispone il gruppo relativamente a:

  • Il contesto: il contesto del tuo programma di sostenibilità è quello che include tutti i fattori che influenzano l’impatto dell'azienda su società, economia e ambiente.

  • Gli ostacoli: possono essere legati a qualunque fattore e possono rallentare il processo di progettazione del programma. Esserne consapevoli e gestirli tempestivamente è essenziale per creare fiducia tra i membri del gruppo. Affrontare insieme sfide e difficoltà di solito aiuta anche il gruppo a compattarsi.

  • Le opportunità: sono i territori nuovi o nascosti che i creatori devono esplorare per comprendere meglio il potenziale del programma che stanno costruendo. Le opportunità non sono sempre chiare e il lavoro del gruppo consiste spesso nel trovarle o definirle.

  • Il pubblico: le sessioni di co-creazione devono anche aiutare il gruppo a conoscere e ad entrare in empatia con tutti coloro i quali beneficeranno del programma. Il pubblico considerato potrà limitarsi a chi è impattato maggiormente dalle attività dell’azienda così come essere allargato a tutti coloro i quali lo sono anche solo marginalmente.

La preparazione

sessione creativa

Perché gli incontri del gruppo abbiano successo, occorre definire:

  • L'ambiente: lavorare in uno spazio sicuro e ben preparato per le sessioni creative ispirerà e aiuterà i membri del gruppo a ottenere soluzioni e risultati migliori.

  • Gli strumenti: le attività del gruppo devono essere adeguatamente tracciate e registrate. Per questo è fondamentale individuare gli strumenti più efficaci per “catturare” l'essenza delle conversazioni e delle discussioni.

  • La frequenza: il numero di incontri mensili del gruppo dipende dalla natura del programma, dal suo perimetro e dalla disponibilità dei membri del gruppo. Ciò detto, gli incontri dovrebbero solitamente tenersi almeno una o due volte alla settimana all'inizio del progetto e ogni due settimane nella fase di feedback e di miglioramento incrementale.

  • Le regole: la co-creazione richiede piena presenza e una mente aperta. I partecipanti devono immergersi nelle sessioni e impegnarsi per il successo del programma. Per questo il gruppo deve darsi delle regole chiare e rispettarle.

  • I ruoli: è importante decidere chi partecipa alla costruzione del programma, quali sono le sue responsabilità, le competenze e le conoscenze che apporterà al programma e al processo di co-creazione.

  • La motivazione: è fondamentale mantenere il buon umore durante le sessioni. Per questo il divertimento è una risorsa potente per mantenere alta la motivazione dei partecipanti durante le sessioni di co-creazione.

Risultati

risultati

Un processo di co-creazione ha successo se:

  • Tutte le persone si sentono a proprio agio a discutere tra loro e cercano di ottenere il massimo dal progetto.

  • Nessuno ha paura di proporre modifiche e soluzioni migliorative.

  • I membri del gruppo si sentono ascoltati e valorizzati all’interno del lavoro di squadra.

  • La produttività aumenta col tempo.

  • Gli obiettivi del programma sono stimolanti per l’intero gruppo.

Co-creando è possibile usare la propria esperienza insieme a quella degli altri per definire meglio i problemi e per trovare soluzioni innovative e sorprendenti.


Perché non approfittarne per realizzare il nostro programma di trasformazione sostenibile?